Toptan işinde sipariş nadiren tek seferde çıkar. Müşteri 500 adet ister; depoda 300 vardır, onu gönderirsiniz, kalan 200 tedarik gelince gider.
Bu noktada iki ayrı soru doğar ve çoğu işletme bunları tek sayıyla takip etmeye çalışır:
- Bu siparişten daha ne kadar mal göndermem gerekiyor?
- Bu siparişin ne kadarını faturaladım?
İki sayı birbirinden bağımsızdır. Malı gönderip faturayı ay sonuna bırakabilirsiniz. Peşin çalışan bir müşteriye önce fatura kesip sonra sevk edebilirsiniz. Tek bir "kalan" sütunuyla bu ayrımı tutmaya çalışırsanız, er geç ya aynı malı ikinci kez sevk edersiniz ya da aynı kalemi iki kez faturalarsınız.
Kumpara her sipariş satırında bu iki sayıyı ayrı tutar. Sipariş ekranında her kalem için "kalan sevk" ve "kalan fatura" miktarını görürsünüz. İrsaliye kestiğinizde yalnız sevk sayısı düşer; fatura kestiğinizde yalnız fatura sayısı. Kalanı aştığınızda sistem uyarır — fazla sevkiyat veya mükerrer faturalama kazara oluşmaz.
Bunun pratik karşılığı ay sonunda görülür: bir müşteriye ay boyunca çıkmış beş irsaliyeyi tek faturada birleştirebilirsiniz. Fatura satırları irsaliyelerden gelir, elle yeniden yazılmaz; hangi faturanın hangi irsaliyeleri kapattığı kayıtlıdır.
Ters yön de çalışır: müşteri siparişin kalanından vazgeçerse, siparişi kapatırsınız ve kalan miktar bekleyen iş listenizden düşer. Vazgeçilen kısım için fatura beklenmez.
Stok tarafında da aynı disiplin geçerlidir: stok, fatura kesildiğinde değil mal çıktığında düşer. Faturayı ay sonunda kesseniz de deponuzdaki rakam gerçeği gösterir.