Sayım sonunda çıkan fark çoğu zaman "malı biri almış" anlamına gelmez. Çok daha sık görülen sebep şudur: mal depodan çıkmıştır ama sistemde bir kaydı yoktur. Numune verilmiştir, iade gelmiştir, iki farklı kişi aynı sevkiyatı iki kez girmiştir.
Kayıtsız hareketi azaltmanın en pratik yolu, stok hareketini belgeye bağlamaktır. İrsaliye kesildiğinde mal düşsün, alış faturası onaylandığında girsin. Elle "stok düzelt" yapılan her yerde fark birikir.
İkinci nokta: aynı işin iki kez düşmemesi. İrsaliyeyle sevk ettiğiniz malın faturasını kestiğinizde stok ikinci kez azalmamalıdır. Kumpara bir satış kaleminin toplam stok çıkışını sevk ve fatura miktarının en büyüğü kadar tutar; her adım yalnız aradaki farkı yazar.
Son olarak sayım farkını da bir hareket olarak kaydedin. "Düzeltildi" demek yetmez; ne zaman, kim, ne kadar düzeltmiş görünmelidir. Aksi hâlde bir sonraki sayımda aynı soruyu baştan sorarsınız.