Tahsilat takibi çoğu işletmede aynı şekilde yapılır: müşterinin toplam bakiyesine bakılır, "şu kadar borcu var" denir. Oysa asıl soru bu değildir. Aynı 50.000 TL'nin bir kısmı bu ay kesilmiş bir faturadan, bir kısmı sekiz ay önce kesilmiş bir faturadan geliyorsa, bunlar aynı risk değildir.
İşe yarayan yaklaşım, alacağı yaşına göre ayırmaktır: vadesi gelmemişler, 30 güne kadar gecikenler, 60 güne kadar gecikenler ve daha eskiler. Böylece hangi müşteriyi bu hafta aramanız gerektiği kendiliğinden ortaya çıkar.
İkinci önemli nokta, raporun gerçekten yapılmış tahsilatlara bakmasıdır. Kısmen ödenmiş bir fatura listede tam tutarıyla görünüyorsa, o rapor sizi yanlış yönlendirir. Kumpara'nın yaşlandırma raporu kalan tutarı esas alır; tamamı ödenmiş fatura listeden çıkar, yarısı ödenmiş fatura yalnız kalanıyla görünür.