Müşteri elinize bir çek bırakıyor. Soru basit görünüyor: bu çek borcunu kapattı mı?
Cevap, çeki neden aldığınıza bağlı. İki farklı durum var ve ikisi birbirine karıştığında cari bakiyeniz gerçeği söylemez.
Ödeme çeki. Müşteri faturasını kapatmak için verir. Aldığınız anda borcu düşer; çek tahsil edilmese bile cari hesapta borç kapanmıştır. Risk sizdedir: çek karşılıksız çıkarsa borcu geri açmanız gerekir.
Teminat çeki. Müşteri güvence olsun diye verir; "malı alayım, ödemeyi vadesinde yaparım" der. Bu çek bir ödeme değildir. Müşterinin borcu aynen durur. Çek kasanızda bekler ama cari bakiyede hiçbir şey değişmez.
Uygulamada en sık yapılan hata, teminat çekini de ödeme gibi kaydetmektir. Sonuç şu olur: müşterinin borcu ekranda kapanmış görünür, siz de "bu müşteri ödedi" diye yeni mal göndermeye devam edersiniz. Oysa hem mal gitmiştir hem para gelmemiştir.
Kumpara'da ayrım kayıt anında yapılır. Çeki girerken amacını seçersiniz: ödeme mi, teminat mı. Teminat seçtiğinizde cari bakiye değişmez; çek yalnız portföyünüzde görünür. Müşteri gerçekten ödediğinde ya da siz çeki tahsile verdiğinizde, aynı çeki tek işlemle ödemeye dönüştürürsünüz — o an borç kapanır.
Portföyde çekin fiziksel yerini de görürsünüz: elinizde mi, bankada tahsilde mi, teminatta mı. Ciro ettiğinizde kimin ciro edildiği kayıtlıdır, ciroyu iptal edebilirsiniz.
Çek karşılıksız çıktığında ise iki tarafın hesabı birden düzelir: müşterinin borcu geri açılır, ciro ettiyseniz karşı tarafla ilişkiniz de düzeltilir. Kayıt silinmez; ne olduğu görünür kalır.
Kısacası: elinizdeki çek bir söz mü yoksa ödeme mi — bunu sistem de bilmeli.