Ay kapandı, KDV beyannamesi verildi, rakamlar mali müşavirinizle mutabık. Üç hafta sonra biri geçen aya ait unuttuğu bir gider fişini sisteme giriyor — tarihini de olması gereken güne yazıyor.
Görünüşte iyi niyetli bir düzeltme. Sonucu şu: beyanname verilen ayın KDV'si artık sistemdeki rakamla tutmuyor. Mutabık olduğunuz mizan değişti. Mali müşaviriniz farkı bulana kadar iki tarafın da vakti gidiyor.
Dönem kilidi tam olarak bunu engeller. Bir ayı kapattığınızı işaretlediğinizde, o aya yeni kayıt girilemez; mevcut kayıtların tarihi de o aya çekilemez. Kilit hesap bazında değil dönem bazındadır: nisan kapalıysa nisana hiçbir şey girmez.
Peki gerçekten unutulmuş bir belge çıkarsa? Muhasebede bunun cevabı bellidir ve Kumpara aynı yolu izler: belgeyi içinde bulunduğunuz döneme girersiniz. Kayıt kaybolmaz, gideriniz düşer, yalnız hangi ayda muhasebeleştiğini gerçeğe uygun biçimde görürsünüz. Geçmiş ay olduğu gibi kalır.
Kilidi kimin açabileceğini de siz belirlersiniz. Gerçekten gerekliyse dönem yetkili bir kullanıcı tarafından açılır, düzeltme yapılır ve tekrar kapatılır — ama bu bir tıkla, iz bırakmadan olmaz. Açma ve kapama işlemi kayıt altındadır.
Pratik öneri: ayı, beyanname verildiği gün değil, mali müşavirinizle mutabık kaldığınız gün kilitleyin. Ondan önceki birkaç gün düzeltmeler için gereklidir; ondan sonrası ise değişmemelidir.
Bu küçük disiplinin karşılığını yıl sonunda alırsınız: kapanış öncesi "geçen ayın rakamı neden değişmiş" arayışı yaşanmaz.