ما هو حساب العميل والمورد؟ وكيف تتابع الأرصدة بشكل صحيح؟
متابعة الحساب لا تعني معرفة إجمالي المبلغ المستحق فقط، بل معرفة الفواتير والتحصيلات والمدفوعات ومواعيد الاستحقاق التي كوّنت هذا الرصيد.
معرفة أن أحد العملاء مدين لشركتك بمبلغ معين معلومة مهمة، لكنها ليست كافية. يجب أيضاً أن تعرف الفواتير التي كوّنت هذا الدين، والمبلغ الذي تجاوز موعد استحقاقه، والمدفوعات التي قام بها العميل سابقاً. وهنا تظهر أهمية متابعة حسابات العملاء والموردين بصورة منظمة. حساب العميل أو المورد هو السجل المستمر لجميع الحركات المالية بين منشأتك والطرف الآخر. عند إصدار فاتورة مبيعات يزداد المبلغ المستحق على العميل، وعند تسجيل عملية تحصيل ينخفض. أما في حساب المورد، فتزيد فاتورة الشراء المبلغ المستحق عليك، ويؤدي تسجيل الدفع إلى تخفيضه. لذلك يجب أن يكون الرصيد الظاهر في النظام نتيجة للحركات المسجلة، وليس رقماً يتم تعديله يدوياً. تبدأ المشكلات عادة عندما تكون الفواتير في برنامج، والمدفوعات في ملف Excel، وحركات البنك محفوظة في مكان آخر. قد يبدو الرقم النهائي صحيحاً، لكن يصبح من الصعب معرفة كيف تم الوصول إليه. موعد الاستحقاق عنصر أساسي أيضاً. فقد يكون هناك عميلان مدينان بالمبلغ نفسه، ولكن فاتورة الأول تستحق الأسبوع المقبل بينما تأخر الثاني عن السداد منذ ثلاثة أشهر. القيمة واحدة، لكن مستوى المخاطرة بالنسبة للمنشأة مختلف تماماً. يجب كذلك التعامل مع الدفعات الجزئية بصورة صحيحة. فإذا كانت قيمة الفاتورة 40,000 وتم تحصيل 15,000، فيجب أن يصبح المبلغ المتبقي 25,000. كما ينبغي الحفاظ على العلاقة بين الفاتورة والتحصيل حتى تتمكن من معرفة المبلغ المفتوح بدقة. وينطبق المبدأ نفسه على الموردين. ففواتير الشراء تزيد الالتزامات، بينما تقلل المدفوعات منها. وعندما تتابع المبالغ المتوقع تحصيلها من العملاء والمبالغ التي ستدفعها للموردين معاً، تصبح عملية تخطيط التدفق النقدي أكثر دقة. يجب أن تجيب شاشة الحساب الجيدة بسرعة عن أسئلة مثل: كم يدين لنا هذا العميل الآن؟ ما الفواتير التي لم تغلق بعد؟ ما أقدم مبلغ متأخر؟ متى تم آخر تحصيل؟ كم ندين لهذا المورد؟ وما المدفوعات التي سيحين موعدها الأسبوع المقبل؟ في Kumpara يتم تحديث أرصدة العملاء مع الفواتير والتحصيلات والمدفوعات، ويمكن للمستخدم الوصول من الرقم الإجمالي إلى السجلات التي كوّنته ومتابعة الحسابات المتأخرة. Kumpara المتابعة الصحيحة للحسابات ليست مهمة محاسبية فقط. فهي تساعد فريق المبيعات على فهم مخاطر العميل، وتساعد الإدارة على التخطيط للتدفقات النقدية، وتجعل من السهل دائماً الإجابة عن السؤال: من أين جاء هذا الرصيد؟