Что такое взаиморасчёты и как правильно контролировать задолженность клиентов и поставщиков
Учёт взаиморасчётов показывает не только общий долг, но и счета, оплаты, сроки и операции, из которых сформировался текущий остаток.
Знать, что клиент должен вашей компании определённую сумму, недостаточно. Важно понимать, из каких счетов сформировалась задолженность, какая её часть уже просрочена и какие платежи клиент ранее совершил. Именно для этого нужен системный учёт взаиморасчётов. Взаиморасчёты с клиентом или поставщиком — это история всех финансовых операций между двумя сторонами. Счёт или реализация увеличивает задолженность клиента перед компанией, а поступившая оплата её уменьшает. При работе с поставщиком логика обратная: покупка увеличивает вашу кредиторскую задолженность, а произведённая оплата уменьшает её. Баланс должен формироваться из операций, а не корректироваться вручную. Проблемы начинаются, когда счета находятся в одной программе, оплаты записываются в Excel, а банковские операции хранятся отдельно. Через некоторое время итоговая сумма может выглядеть правильной, но объяснить её происхождение становится трудно. Не менее важны сроки оплаты. Два клиента могут задолжать одинаковую сумму, но у одного срок платежа наступит только через неделю, а долг другого просрочен уже на несколько месяцев. Сумма одна и та же, однако уровень риска для бизнеса совершенно разный. Частичные оплаты также должны учитываться корректно. Если по счёту на 40 000 поступило 15 000, открытая задолженность должна составлять 25 000. При этом должна сохраняться связь между счётом и оплатой, чтобы было понятно, какая сумма всё ещё ожидается. В работе с поставщиками этот же принцип помогает заранее видеть будущие выплаты. Так компания может одновременно понимать, сколько денег ожидается от клиентов и сколько потребуется перечислить поставщикам в ближайшее время. Хорошая карточка контрагента должна сразу отвечать на основные вопросы: сколько клиент должен сейчас, какие счета ещё открыты, какой долг является самым старым, когда была последняя оплата, сколько компания должна поставщику и какие платежи скоро наступят. В Kumpara остатки по контрагентам обновляются вместе со счетами и платежами, а пользователь может перейти от итоговой цифры к операциям, из которых она сформировалась, и отслеживать просроченные задолженности. Kumpara Правильный учёт взаиморасчётов нужен не только бухгалтерии. Он позволяет отделу продаж видеть платёжную дисциплину клиента, руководителю — оценивать риски, а бизнесу в целом — точнее планировать движение денежных средств.